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字节跳动5万人在家办公,效率如何保障?

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工商时报 2020-02-14 16:02

活动笔记?组织管理

原标题:字节跳动5万人在家办公,效率如何保障?

活动笔记?组织管理

本文优质度:★★ ★ ★ ★+口感:汤圆

笔记君邀您,阅读前先思考:

  • 在家办公,如何确保高效协同?
  • 如何让线上办公变得轻松自然?
  • 如何提高开会效率和会议质量?

今天我要分享的是:字节跳动5万人在家办公背后的故事。

一、在家办公,要高效协同

字节跳动的5万人是怎样过春节的?

对外,我们做了许多与社会责任相关的事情,比如邀请用户在抖音上免费看《囧妈》、在第一时间捐款2亿元,同时为一线医务人员成立“字节跳动医务人道救助基金”等等。

对内,我们也做了大量与疫情相关的应急保障工作,比如疫情监控、办公室消毒、心理咨询、健康报备等。

由于突发疫情,很多同事都要在家办公,那么如何进行高效协同呢?

首先,把基本工具准备好。

针对部分同事回家没有带电脑的情况,我们的IT团队从工位上或者库存里找出上千台电脑寄到各地;也有个别同事到了其他国家,我们就通过字节跳动的海外办公室调用电脑,寄到他们手中。

同时,每个人在家办公的环境也不一样。

通过同事们的照片,大家可以看到这些五花八门的办公环境:有的人跟猫猫狗狗一起工作,有的人在室外办公,还有的人在衣柜里办公。

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在这种情况下,我们如何保证远程高效协同呢? 线上工具很重要。

比如疫情期间,我们要统计5万名员工的健康状况和所在地点。起初,我们让大家主动上报,随即发现两个问题:第一,上报比例不高;第二,数据庞大而且杂乱,无法使用。

所以,大年初一,我们决定开发一个“健康报备”的应用,辅助员工填写健康信息。

时间非常紧张,我们需要在两天内上线这个产品,同时提供给外部使用飞书的企业。

具体怎么做呢? 我们动用了数十人,在数十个城市远程联动,在线协同办公。比如我们用文档拆解任务步骤,通过排期表让每个人看到任务进程,同时通过各种反馈群,接受大家的意见。

最终完成的“健康报备”应用里,每天会有一个机器人提醒你填写健康信息,如果没有及时填写,会反复提醒;如果还没有填写,会加急提醒。团队的领导也能看到自己团队成员的填写情况,还可以提醒自己的成员尽快填写。

最终,在大年初三,我们按时上线了这款产品,随后我们整个公司的填写率接近百分之百。

两天时间,通过数十人的远程协作,我们终于将这款产品开发出来。 这个快速响应背后,其实是字节跳动对工具的投入和应用。

二、字节跳动为什么做飞书?

1.沟通工具

对工具的投入和应用,我们从一开始就给予了非同寻常的重视。在日常工作中,每人每天要使用大量工具,我们认为, 每件工具只要改进5%,就能对公司效率产生巨大影响。

字节跳动更换过多款沟通工具。

因为我们认为, 沟通对于信息的创造、分发、流转和消费至关重要,甚至是公司最重要的一个通用工具。

字节跳动自成立以来,每个时刻都在努力使用我们认为最先进、最好用、最适合的工具。

最开始我们使用的是Skype,接着是微信企业号、Slack和钉钉,随着公司的发展,我们发现这些工具都不能完全满足我们对于协作效率的要求,于是就自主开发了“飞书”这款工具。

飞书从一个沟通工具开始,慢慢变成了一个很完整的办公套件, 目前公司5万多人、分布在全球50多个国家和地区,主要工作都是基于飞书来完成的。

2.协同文档

除了沟通工具,我们的协同工具也经历了同样的变迁。

我们公司最早使用的文档也是Word,但是很快发现Word、Excel这种本地工具不便于协同,所以我们换上了主流的在线协同文档。

但在很多时候,主流的协同文档还是不够好用,它的思路从10多年前发展到现在,基本没有太大改变,所以我们做了自己的飞书文档。

飞书文档也是协同文档,很便捷、很高效,同时支持电脑端和手机端,还有很多新功能。

举一些我们平时用得比较多的功能。

我们做了表情符号的快捷回复,防止太多人回复“收到了”,形成信息打扰。

我们还做了@某个人的功能,在协同文档里,被提及的同学能够收到通知,进来参与讨论。

文档还可以进行评论和整理,评论里也可以邀请某个同学;将文档整理到目录里或文件夹里,更便于使用。

3.日历

我们还开发了一个“日历”产品,它的功能比较强大,可以方便查找其他人的空闲时间,以及这个时间段能够使用的会议室。

小贴士-抖音CEO张楠: 时间是一个团队最宝贵的资源

对于我们的成员来说,一辈子平均也就超不多3万天,大概82年。如果按天来计算我们的时间,你会发现每一天都值得好好规划和利用,更何况我们的团队时间呢?

对于一个管理者而言, 日历也是一个很好的分析和管理工具,你可以通过团队成员的个人日历,判断出目前大家的精力分配、资源投入、系统运转等内容,然后进行宏观和细节的调整和管理。

而且在当下,我们可以在日历上快速创建群聊,进行音/视频会议,这是现在的一个刚需。

4.线上办公室

同时,我们针对“在家办公”的需求,做了“线上办公室”, 让大家在家也有“一起工作”的感觉,而不是“开一天会”的感觉。

同一个团队在同一个群里面,打开“线上办公室”这个功能后就可以进行语音沟通。语音可以一整天都开启但默认静音,大部分时间没有什么人说话,有事情的时候就可以直接沟通:“谁谁谁,你现在方便吗,我们讨论一个东西”。

它并不是那种约个时间开个语音会议的模式,而是模拟了一个办公室的环境,让大家仿佛身处同一个空间,也让沟通变得轻松自然。

这个功能这周才刚刚上线,无论是我们的内部成员,还是外部用户,都反馈在“在家办公”的环境下很受用,因为它使用起来没有压力,也不涉及个人隐私,很轻便随意。

5.思维笔记

说完“线上办公室”,我想说一下“思维笔记”。

我们经常需要一起讨论问题,进行头脑风暴,这时, 大家就需要一个可以协同的思维笔记,一边画思维导图或脑图,一边用线上办公室讨论,还可以互相评论。

这也是一个非常实用的功能,因为一般打开视频会议,没有办法实现同时协作画思维导图,而我们的思维笔记可以很好地解决这个问题。

三、不需要PPT的会议

1.飞阅会

接下来,我想重点说一下我们的开会模式,我们现在的大多数会议都采用“飞阅会”模式,这是“飞书阅读会”的简称。

很多时候我们都觉得开会效率低,这和传统的开会方式有关。一般开会时都是一个人上去讲PPT,大家在下面听,有的人听得懂,有的人听不懂,有的人觉得讲得慢,有的人觉得讲得快,这样就影响了效率。

我们在摸索了很久之后,总结出一套办法,也就是飞阅会模式。

第一,通过日历找到大家的空闲时间,自动创建会议群。

第二,在开会前,需要一个人把本次会议的议题清晰完整地写出来,通过文档发送到会议群里。

第三,会议的前15分钟到20分钟,所有人一起默读这个文档,读到哪里有问题,就用评论功能写出来。

我记得特别有意思的是,第一次参会的新同事都觉得非常懵,怎么会议开始了十多分钟都没有人说话。实际上我们就是在读文档、写问题。

第四,当文档的作者收到评论提醒时,也会用文字来回答。如果这个会议的主持人回答不了这个问题,他就会在评论上面@其他人来回答。就算是没有参会的人也可以@他,他会在手机上收到这个通知,到这个文档里来回答问题。

第五,默读结束后,会议的组织者说“我们进入会议的第二步”,开始语音回答问题,将刚才大家在文档中提出来却没有回答清楚的问题全部过一遍。再看大家有没有其他问题。

这个过程中,大家可能会有一些互动和讨论,全部问题回答完之后,这个会议就结束了,这就是一次“飞阅会”的完整过程。

这样的会议模式和传统的PPT会议模式有什么区别呢?

首先,它非常聚焦,没有什么可发散的内容。大家不会跑题,因为整个讨论都围绕问题来进行;

其次,会议的全过程都会通过文档被记录下来。即便没有参会的人,也可以通过文档完整地了解会议过程。

“飞阅会”这个模式是我们迭代了很久才形成的,实施起来挺难,但是效果非常好。当我们适应了这个模式之后,就受不了以往讲PPT的模式了。

2.目标管理

再延展一下,我们公司其实一直都习惯远程办公,而我们在远程办公中很早就使用了OKR进行目标管理。

因为在远程办公中,每个成员的工作过程是不可知的,而OKR是一个注重结果与关键目标的工作方式, 在对齐大方向的基础上,自己去思考实现的路径,设定目标和关键任务。也因为是自己设定的目标,在执行过程中员工会更加积极主动,并能更好地发挥自己的创造力。

通过目标管理来实现协作与效率问题。

还有一点经验想分享给大家,短期在家办公时,我们可以运用OKR,针对性地设立一个目标,就像打一场仗一样, 设立项目、发起战役、明确目标、一起冲锋。

这个过程中你不必要求每天应该干什么,但是可以激励所有成员都像打仗一样完成目标,这对短期在家办公很有帮助。

四、工具的情感与人文

最后,还有一点很重要。虽然我一直在做工具,但是我能感受到,工具本身很难直接表达丰富情感,我们还要做很多人文的事情来帮助团队建立感情。

各个团队都有自己的活动方式。

比如,对于入职满周年的同学,本来应该在公司集体庆祝,那么在家办公时,也可以通过线上视频的方式来组织大家庆祝。

还有些团队会在晚间一起娱乐,比如线上打游戏、K歌等等。

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抖音团队就有一个非常有趣的“线上开工仪式”,这个开工仪式非常正式,同学们不仅要认真地洗脸、刷牙,还要洗头。洗头很关键!因为抖音里有句话说得好:“如果你关爱你的同事,洗头是最直接的告白!”

他们在每天视频打卡的时候还有一个口号,叫做:“人散,团魂不能散”。

这次疫情对全国的影响都非常大,但是我们相信疫情一定会被战胜,在此,我们也致敬所有还在维护社会运转、守护员工健康的组织和机构。

同时希望我们探索出来的工作方式也能帮助到其他公司。

现在中小企业遇到的发展困难还是蛮大的,所以今天我们经过非常认真的讨论,决定给中小企业提供一个额外的福利: 在我们通用的功能之外,为他们提供飞书商业版本的三年免费使用权,希望可以为中小企业提供便利,也为社会尽一份力。

我们各自尽各自的努力,一起来帮助社会发展得更好。

疫情下20个重要问答,搞懂员工返岗问题!

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